[Tips] Teknis Pengadaan Event

Selama setahun terakhir ini, saya belajar banyak hal dari tempat saya bekerja (dan belajar). Hal-hal yang sebelumnya tidak terlalu saya perhatikan (terutama detail), menjadi begitu sangat penting.

Di dalam postingan ini, saya hendak share sekilas tentang pengadaan event dan kegiatan, terutama seperti seminar, talkshow, dll. Tentu, rekan-rekan mahasiswa sering sekali mengadakan kegiatan2 semacam ini, bukan?

Nah, mengambil pengalaman plus trial dan error saya selama ini, saya lampirkan beberapa hal yang harus kita perhatikan dalam mengadakan suatu event. Mungkin bagi beberapa orang, hal teknis sekilas tampak sepele, tapi jikalau kita tahu esensinya apa, hal teknis memegang peranan penting.

Gambar diambil dari
SINI

Jaa, here they are:

1) Ruangan & akustik

Pilihlah ruangan yang disesuaikan dengan jumlah peserta (jangan terlalu besar atau kecil), dengan kondisi akustik ruangan yang cukup baik. Hal ini akan terkait juga dengan pencahayaan ruangan, jangan terlalu gelap atau terang (terlebih jika memakai screen & OHP)

2) Sound system & kualitas mic

Terkait kondisi akustik ruangan juga, maka sesuaikan sound system dengan ukuran ruangan dan jumlah peserta. Pastikan di setiap sudut di ruangan, peserta dapat mendengar dengan jelas suaranya (tidak ngebass, tidak terlalu kecil or besar, jernih). Sound system cukup krusial untuk kesuksesan acara yang menggunakan suara sebagai medianya.

Suara yang tidak jelas, membuat tidak nyaman, bukan saja untuk peserta tetapi juga oleh pembicaranya. Agak mubadzir dan percuma sudah berbicara panjang lebar kalau peserta tidak bisa mendengar secara jelas. Peserta tidak dapat mendengar dan menangkap konten dari acara.

Pastikan ada check sound dan mic sebelum kegiatan

3) Screen dan LCD/OHP

Gunakan screen yang besarnya disesuaikan dengan besarnya ruangan dan jumlah peserta. Pastikan bahwa peserta yang duduk paling belakang bisa melihat screen secara jelas. Bisa menggunakan 1 screen yang besar di tengah atau 2 screen medium di kanan kiri.

Untuk kualitas LCD/OHP, gunakan kekuatan cahaya/ lumen yang besarnya disesuaikan dengan ukuran screen. Pastikan juga tulisan bisa jelas terbaca oleh peserta.

Sama seperti suara, jika peserta yang duduk di belakang tidak bisa membaca dengan jelas bagaimana slideshow atau video yang ditayangkan di screen, konten acaranya jadi kurang optimal bahkan sia-sia.

4) Flow acara

Evaluasi dan pertimbangkan susunan dan aliran acara, pertimbangkan bagaimana susunan acara bisa mengalir dan menyambung satu sama lain.

Selain itu, pertimbangkan juga tentang keefektifan dan efisien waktu terkait susunan acara. Jika dirasa tidak terlalu perlu dan penting, suatu acara tidak perlu dimasukkan ke susunan acara.

Sementara itu dulu.

Btw, masukan di atas chiku sampaikan dengan maksud dan semangat perbaikan ke depan ya🙂. Supaya kegiatan2 yang kita adakan bisa benar2 bermanfaat bagi peserta. Kita mengadakan kegiatan bukan sekedar sebagai EO atau ajang "unjuk diri", tapi tujuannya adalah apa yang disampaikan saat kegiatan, bisa tersampaikan kepada peserta.

IMHO, berhasil atau tidaknya suatu event bukan hanya pada berapa banyak peserta yang hadir, atau berapa banyak yang meliput (media), tetapi seberapa besar kemanfaatan dan pengaruh dari event tersebut kepada para peserta dan juga siapapun yang terlibat di dalamnya….

Begitu…

Semoga bisa bermanfaat untuk kita semua ya🙂, agar ke depannya kita bisa lebih baik lagi dan bersemangat untuk terus memperbaiki diri.

Regards,

Chiku

8 thoughts on “[Tips] Teknis Pengadaan Event

  1. satu lagu suhu ac.. jangan ada yang kepanasan.. dan juga jaga jangan sampe mati listrik.. pernah loh ku seminar eh mati lampu.. bubar dah.. nunggu 2 jam ternyata gensetnya rusak.. hotel bintang 4 padahal..

  2. tintin1868 said: satu lagu suhu ac.. jangan ada yang kepanasan.. dan juga jaga jangan sampe mati listrik.. pernah loh ku seminar eh mati lampu.. bubar dah.. nunggu 2 jam ternyata gensetnya rusak.. hotel bintang 4 padahal..

    oh iya, betul mbaak ^^!
    Terima kasih banyak buat masukannya. Jadi inget, pernah ngadain event yang diikuti 4000 orang. Itu pada kepanasan.

    Noted mbakyu, sankyu na~ ;D

  3. tintin1868 said: ngurusin bagian makanannya juga ga? buku tamu? tag name?ribet ngurus event.. jadi banyak belajar..

    klo yang printilannya, belum takmasukin di sini mbak.
    mungkin ntar perlu dibuat postingan tersendiri tentang listnya🙂
    anyway, maturnuwun sangeeet ^^

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s