[Tips] Surat Izin Penelitian di Provinsi Jawa Timur (on the spot)

Akhir November 2018 lalu, saya mengurus surat rekomendasi penelitian di Badan Kesatuan Bangsa Dan Politik Provinsi Jawa Timur (Bakesbangpol Prov. Jatim) di Surabaya. Hal ini saya lakukan karena salah satu daerah penelitian saya adalah di Kabupaten Jember. Nah, untuk bisa penelitian di daerah, kita perlu surat rekomendasi dari Bakesbangpol Provinsi, terutama jika KTP domisili berbeda dengan provinsi tujuan penelitian luar Provinsi).

Saat November 2018 itu, surat rekomendasi penelitian di Bakesbangpol Jawa Timur ini, masih harus diurus secara langsung di kantor Bakesbangpol Jawa Timur, yang beralamat di: Jl. Putat Indah No.1, Putat Gede, Suko Manunggal, Kota SBY, Jawa Timur 60189 (Peta: https://maps.app.goo.gl/U5H5SPTp2sJ4Fef98).

Beda daerah, bisa beda kebijakan. Jadi pastikan apakah saat urus surat rekomendasi penelitian, harus datang langsung atau lewat online (seperti di Prov. Jawa Tengah).

Saya mengurus surat rekomendasi ini di pagi hari. Pukul 07.30, saya berangkat dari rumah teman saya di daerah perbatasan kota Surabaya dengan Sidoarjo. Moda transportasi yang saya gunakan adalah Go-Jek, praktis, tinggal duduk manis dan harga terjangkau. Terlebih kota Surabaya gak kalah macet dengan Jakarta saat pagi hari. Perjalanannya lumayan panjang, selain karena memang jauh (12 km) juga karena macet.

Oya, Bakesbangpol Jawa Timur ini lokasinya agak tricky, soalnya tidak kelihatan dari pinggir jalan raya. Jadi sama mas ojeknya, sempat kesasar walaupun pakai google maps. Sesampainya di lokasi sekitar pukul 08.30, saya langsung tanya pak satpam yang berjaga di gerbang kantor, dimana gedung untuk mengurus surat izin penelitian. Saya diarahkah ke gedung tengah, lantai 2. Saat itu, tidak banyak orang yang mengantri pengurusan surat rekomendasi. Hanya seorang mahasiswi dari Surabaya.

Di lobi bagian rekomendasi penelitian, saya membaca pengumuman tentang persyaratan dokumen yang harus disiapkan:

Tak lama kemudian, seorang ibu petugas bertanya keperluan saya, dan meminta saya untuk mengisi formulir permohonan (jangan lupa bawa bolpoin sendiri) dan buku tamu. Di formulir tersebut, kita perlu menuliskan ke daerah mana saja di Jawa Timur tempat kita melakukan penelitian dan berapa lama.

Syarat dokumen yang diminta untuk saya, antara lain:

  • Rekomendasi dari Polpum Kemendagri (Asli)
  • Surat pengantar dari universitas
  • Proposal
  • Fotokopi KTP

Saya sempat panik karena surat rekomendasi dari Kemendagri diminta yang asli, padahal saya memerlukan surat ini untuk 2 provinsi lain yang jadi daerah penelitian saya. Ibu petugas memberi saran, lain kali saat urus rekomendasi penelitian di Kemendagri, jangan lupa untuk fotokopi dan legalisir cap basah.

Sebagai solusi untuk saya, Ibu petugas memfotokopi berwarna surat Kemendagrinya, dan mengambil surat yang asli sebagai syarat permohonan.

Setelah itu, dokumen syarat lain saya serahkan kepada beliau, kemudian saya diminta untuk menunggu. Prosesnya lumayan cepat, 30 menit selesai.

Alhamdulillah, pukul 09.15 saya sudah bisa pulang dan persiapan untuk melanjutkan perjalanan ke Kota Banyuwangi untuk acara Desbumi Summit 2018.

Begitu kurang lebih pengalaman saya mengurus rekomendasi penelitian di Bakesbangpol Jawa Timur. Semoga bisa memberikan gambaran teman-teman yang juga melakukan penelitian. Semoga lancar dan sukses 🙂

Advertisements

[Story] Menikmati Layanan Kesehatan Jerman – Part 1

Alhamdulillah ‘ala kulli haal.

Qodarullah, pekan lalu saya kena kecelakaan kecil, jatuh dari tangga di gedung apartemen. Saat itu, saya sedang menggendong si nona dan memang agak tergesa-gesa karena mengejar jadwal tram & bus menuju lokasi playgroup pekanan.

Mungkin karena gak fokus, di anak tangga ketiga dari bawah, saya kehilangan pijakan. Dan sepersekian detik sebelum jatuh, saya refleks berpegangan ke tiang tangga agar si nona gak kegencet atau terluka.

Saya mendarat di lantai dengan posisi dengkul di bawah, dan pergelangan kaki masih tertinggal di anak tangga kedua (kaki ketekuk gitu), dan kedua tangan berpegangan di sisi tangga menahan badan agar tidak jatuh (*kalau jatuh, nona yang ada di badan depan saya bisa kegencet/ terbentur kepalanya XD)

Alhamdulillah si nona baik-baik saja di gendongan, malah ketawa senang (*dikira diajak emaknya main perosotan kali ya XD). Tapi, subhannallah, pergelangan kaki kanan saya sakit luar biasa. Saya kira ini wajar, layaknya orang keseleo. Tapi ada rasa yang berbeda dari keseleo umumnya.

Akhirnya saya memilih untuk istirahat dulu di rumah, gak langsung ke dokter karena anggapan “keseleo itu biasa” dan saya dengar urusan bikin appointment di praktik dokter/ klinik di Jerman agak panjang, terlebih saya baru saja pindah asuransi ke publik (sebelumnya privat). Saat telpon klinik ortopedi dekat rumah, jadwal yg available (dengan asuransi publik) baru lowong bulan Juni (^^”). Ya, wis selak mari larane XD. Akhirnya saya memilih home rest sampai lumayan bisa jalan. Berharap kondisi kaki membaik.

Nah, seminggu setelah kejadian, kaki saya takkunjung membaik, bahkan bengkak lumayan besar dan ada semacam gumpalan darah di sisi pergelangan kaki dan punggung kaki. Ini membuat warna kulit jadi kebiruan/ ungu.

Dengan dorongan suami dan tips dari temen-teman, akhirnya saya disarankan untuk langsung datang ke klinik ortopedinya. Biasanya, kalau datang langsung, dokternya bisa nerima pasien dadakan walau tidak membuat perjanjian sebelumnya. Saya dan suami pas ada termin untuk tanda tangan kontrak apartemen yang baru di kantor STW. Jadi setelah dari sana, kami memutuskan sekalian ke klinik dokter ortopedi dekat kantor, sekitar 400 meter.

Alhamdulillah, petugas kliniknya langsung mau menerima saya walau dengan asuransi publik dan dokternya mau memeriksa tanpa perjanjian. Sang dokter melihat bengkak di kaki, dan meminta untuk rontgen. Hasilnya, ternyata ada retak di pergelangan kaki saya.

It’s bad. Your ankle is broken“, kata dokternya. Saya yang mendengar kenyataan ini langsung shock, karena gak mengira kalau tulang saya sampai retak. Takkira cuma keseleo biasa 😭

Warna biru di kaki menunjukkan adanya gumpalan pendarahan akibat adanya retakan di tulang tadi. Begitu penjelasan dokter. Untuk opsi penanganannya, di gips atau operasi.

Mendengar kata operasi, saya langsung ngilu. Jadi saya meminta untuk di gips saja. Tapi berhubung klinik tidak bisa menangani tindakan medis yang agak parah, maka saya dirujuk untuk berobat di RS dekat klinik. Ini RS memang spesialisasi untuk ortopedi. Alhamdulillah, lokasinya dekat, hanya 200 meter dari klinik.

Sesampainya di RS, saya dan suami langsung menyerahkan surat rujukan. Dan kami diminta untuk antri menunggu panggilan pemeriksaan. Nah, ini lumayan lama. Saya menunggu giliran hampir 4 jam, karena memang banyak antrian pasien lainnya.

Sembari menunggu antrian, saya mencoba menelaah apa hikmah dari kejadian ini. Sambil membunuh waktu, saya juga mencoba mengobservasi dan menelaah bagaimana sistem layanan kesehatan di Jerman. Mulai dari klinik dokter (praxis), asuransi kesehatan privat vs asuransi publik, administrasi/ birokrasi rumah sakit, alur pengobatan dan layanan kesehatan di Jerman, dsb. Intinya, saya jadi bersyukur mendapat pengalaman ini, karena bisa mengamati dan mengalami secara langsung seperti apa dan bagaimana layanan kesehatan di Jerman :D.

Nah, setelah diperiksa dokter RS, saya diminta untuk rontgen kaki lagi karena hasil rontgen di klinik kurang menyeluruh. Di RS, mereka punya CT scanner/ MRI.

Saya pun kagum, wow, pertama kali lihat en nyoba alat CT scanner langsung XD. Biasanya cuma lihat di film-film aja. Perawat dan petugasnya ramah en mostly bisa bahasa Inggris, juga mengajak saya becanda agar gak stres.

Beberapa saat kemudian, dokter melihat hasil CT scan dan kemudian beliau memutuskan: “It’s better to do an operation for your broken ankle”

Whaaaat 😨😖😫😰

To be continued….

[Story] Birokrasi di Jerman

Salah satu hal yang paling membuat saya gegar budaya (alias culture shock) sesampainya di Jerman adalah birokrasi. Wajar, jika seseorang memiliki ekspektasi tertentu sebelum mengalaminya langsung. Itu yang terjadi pada saya sebelum berangkat ke Jerman untuk menimba ilmu.

Sebelumnya, saya membayangkan bahwa Jerman – sebagai negara maju – memiliki berbagai kecanggihan dan kemajuan-kemajuan dalam berbagai bidang, termasuk layanan publik dan birokrasi. Apa yang saya dambakan, minimal seperti layanan publik dan birokrasi yang saya alami saat tinggal di Taipei – Taiwan beberapa tahun yang lalu. Layanan yang cukup ramah, mudah dan cepat.

Nah, inilah yang membuat saya gegar budaya. Bayangan saya tentang birokrasi di Jerman semuanya runtuh saat beberapa minggu pertama tinggal di sana. Ternyata, proses birokrasi tak jauh beda dengan di tanah air; banyak berkas, berbelit, panjang dan lama. Apalagi orang Jerman terkenal dingin, kaku, jutek dan galak 😆😅

*eh, tapi beberapa layanan birokrasi di tanah air sudah mulai oke, sejak adanya layanan berbasis e-government system, apalagi orang Indonesia terkenal ramah dan murah senyum*

Sebagai gambaran pengalaman, untuk bisa mengurus registrasi diri di city hall, saya dan keluarga perlu waktu menunggu 3 minggu sejak kedatangan, dan hampir semua urusan di Jerman perlu bukti registrasi diri tersebut.

Maka otomatis 3 minggu pertama kami di sini, terkatung-katung tanpa bisa akses beberapa layanan (misal: aktivasi simcard HP, buka rekening bank –> penting untuk turunnya uang beasiswa, langganan internet –> akses informasi, registrasi kampus, dll).

Belum lagi saat hendak memperpanjang izin tinggal (resident permit). Saat itu visa kami habis masa berlakunya, sementara masih harus menunggu hampir 2 bulan untuk mendapat kartu resident permitnya. Ini bukan karena kami terlambat mendaftar atau mengurus perpanjangan, tapi memang kami harus menunggu agak lama sampai kartunya jadi.

Selain pengalaman di atas, saat mengurus surat keterangan untuk keringanan biaya kursus integrasi suami, itu perlu waktu hampir 3 bulan dengan tektok surat berkali-kali, dan menambah kelengkapan berkas yang tidak kunjung lengkap dan perlu ditambah ini itu. Hampir saja kami menyerah, tapi Alhamdulillah, pengalaman riweuh dan panjang itu menjadikan kami jadi punya segala macam berkas/ dokumen untuk segala urusan (*kurang lengkap apa coba, sampai bukti transaksi akun paypal pun saya punya XD).

Beberapa waktu lalu, saya melihat sebuah video singkat tentang apa yang menjadi khas/ tipikalnya orang Jerman. Kemudian, ada satu scene yang membuat saya jadi terinspirasi untuk menulis tentang ini. Bahwa, Birokrasi di Jerman memang dikenal riweuh dan lama. Sampai-sampai ada satire, “I Love German Bureaucracy“.

Ini videonya (dari DW)

*Oot: yang bagian tes fisik pas masukin belanjaan di supermarket, memang bener-bener terjadi. Pun sampai sekarang saya masih selalu deg-degan kalau harus masukin belanjaan 😆

Kemudian, saya browsing dan menemukan tips “Tujuh Cara untuk Atasi Birokrasi Jerman” yang dikutip dari The Local.de:

Seven ways to beat German bureaucracy

  1. Bring a good dose of patience. Do not expect to conquer German bureaucracy with a quick hit.
  2. Follow the rules. If you can’t beat them, join them. It is no good arguing with a bureaucrat. You have to jump through their hoops and follow their rules to get anywhere.
  3. Don’t be a comedian. German bureaucrats do not often appreciate jokes when processing your paperwork. If you want to try to break the ice, do it very, very carefully – there is always the danger of falling into extremely cold waters.
  4. If you don’t speak German, bring a letter from your employers or a friend who does. Officialese is often a different language and that is no exception in German.
  5. Take small steps. Government forms are normally excessively long requiring lots of detail about you. Don’t be overwhelmed by the number of forms you need to fill in or offices you need to visit. Tick them off one by one.
  6. Don’t expect to be able to pay with a card. Germans still like to pay for goods in cash and this often applies to officialdom too. Bring enough money to cover your back.
  7. Bring every possibly relevant bit of paper you can find. You may lose your temper if a carefully planned trip to a government office has to be repeated if you are missing one last piece of paperwork.

Walaupun begitu menantang, bedanya, birokrasi di Jerman itu adil dan pasti. Maksudnya, walaupun banyak berkas, panjang dan lama, saat kita memenuhi semua persyaratan dan sesuai prosedur, pasti terlayani. Tidak ada namanya pilih kasih, KKN, jalan belakang, suap menyuap, atau semacamnya.

Yang terpenting kata kuncinya dua, sabar dan nikmati saja proses birokrasinya 😁.

Jaa, selamat bersiap-siap bagi Anda yang akan tinggal dalam waktu agak panjang di Jerman. Enjoy Germany!

[Share] Suka Duka Penelitian Lapangan (Part – 1)

Alhamdulillah, nggak kerasa waktu empat bulan di tanah air saya lalui dengan cepat. Pada pertengahan Oktober 2018 sampai Februari 2019 ini, saya melakukan fieldwork/ penelitian lapangan di tanah air dalam rangka pengumpulan data disertasi.

Gimana rasanya? Nano-nano, rame rasanya 😆

Sebenarnya, ini bukan kali pertama saya melakukan penelitian lapangan. Saat mengerjakan tesis di UI maupun di Taiwan dulu, saya juga sempat “keliling lapangan” ke berbagai kota di Jepang dan Taiwan. Namun, untuk penelitian kali ini, rasanya tetap beda. Karena, baru kali ini, saya menjalani penelitian lapangan dalam jangka waktu panjang dan maraton ke berbagai kota di tanah air, sendirian, terlebih meninggalkan anak dan suami. Jadi banyak bapernya XD.

Nah, berikut ini adalah beberapa aspek perbedaan yang saya rasakan dari penelitian lapangan sebelumnya.

BIROKRASI

Tantangan pertama yang saya jalani adalah birokrasi tanah air. Berbeda dengan pengalaman di Taiwan maupun Jepang, saya tidak perlu surat khusus untuk meminta akses data maupun wawancara. Tapi (mungkin) bisa jadi saat itu memang tidak perlu surat izin karena saya tidak mewawancarai instansi pemerintah, ya? Mungkin ada yang punya pengalaman penelitian dengan instansi pemerintah di luar tanah air?

Nah, kalau di Indonesia, untuk melakukan penelitian, dan juga supaya memudahkan akses permohonan data/ wawancara di instansi pemerintah pusat/ daerah, maka surat izin/ rekomendasi penelitian perlu diurus. Sebelum ke lapangan, saya mencari info tentang prosedur birokrasinya. Sempet agak pesimis, mengingat bayangan akan keribetan dan proses yang panjang + berliku.

Namun, Alhamdulillah saya mendapat pencerahan dan inspirasi dari seorang peneliti senior di Pusat Studi Asia Pasifik UGM, Ibu Ratih Pratiwi Anwar. Dari postingan beliau di facebook seputar birokrasi penelitian, saya jadi lebih optimis. Beliau berpesan, intinya adalah nikmati saja proses birokrasi yang ada. Karena justru dari adanya surat izin/ rekomendasi itulah, kita punya legitimasi untuk akses informasi dan data 🙂

Setelah saya jalani, proses birokrasi persuratan ternyata ‘memang’ panjang dan berliku XD (*what do you expect XD?). Bahkan, di rangkaian penelitian lapangan saya yang padat dan mepet dari sisi waktu itu, diperlukan paling tidak 2-3 hari untuk mengurus birokrasi. Tapi, saya jadi banyak belajar terutama hikmah dengan adanya surat perizinan tersebut.

Pertama, setelah mendapatkan surat rekomendasi penelitian, saya memang punya kekuatan untuk meminta izin wawancara maupun data-data yang saya butuhkan untuk penelitian dari dinas/ instansi pemerintah, tanpa ada penolakan atau hambatan berarti.

Kedua, saya jadi tahu dan mengalami langsung bagaimana mengurus proses birokrasi di pemerintah, mulai dari tingkat pusat sampai ke desa. Bayangkan, saya mengurus dari tingkat Kementerian (pusat), kemudian ke Provinsi, Kabupaten, Kecamatan hingga pemerintah desa. Tapi ini memang wajar, karena penelitian saya memang dilakukan di tingkat desa :D.

kesbangpol ntb
Ini syarat permohonan rekomendasi penelitian di Kesbangpol Prov NTB

Ketiga, saya bisa melihat langsung bagaimana kinerja, layanan dan inovasi yang dilakukan masing-masing level pemerintah. Ada yang masih manual, alias datang langsung ke kantornya dan membuat permohonan langsung. Untuk proses pengerjaannya, tergantung masing-masing petugas dan kantor. Ada beberapa yang fast response, 30 menit surat jadi, ada juga yang lama (perlu seharian atau 2 hari kerja. Kadang harus nunggu petugas yang membuat suratnya datang ke kantor, atau ditunggui dulu baru dikerjain suratnya XD). Tapi, ada juga yang sudah memiliki layanan berbasis daring (online) dengan prosedur yang lebih memudahkan (tidak harus datang ke kantornya). Namun, memang perlu publikasi lebih terkait layanan onlinenya, supaya gak kecele sudah jauh-jauh datang ke kantornya, eh malah ternyata online.

Begitu dulu deh, sekilas pengalaman saya (bagian pertama). InsyaAllah akan lanjut ke bagian berikutnya 🙂

[Tips] Surat Izin Penelitian di Provinsi Jawa Tengah (Online)

Pertengahan Desember lalu, sehabis subuh saya nglaju dari Jogja ke Semarang demi mengurus surat izin penelitian di Kesbangpol Provinsi Jawa Tengah. Sesampainya di Semarang, saya sempat kaget karena ternyata pengurusan surat ini tidak diurus di Bakesbangpol Provinsi Jawa Tengah, tetapi sudah satu atap di Dinas Penanaman Modal Dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP). Lebih kagetnya lagi, ternyata pengurusan surat ini diajukan secara online 😂😅. Jadi sebenarnya saya gak perlu berpeluh jauh-jauh nglaju ke Semarang. Hahaha… Tapi diambil hikmahnya saja, saya jadi dapat rezeki bisa makan tahu bakso, lumpia basah, belanja oleh-oleh, dan berjumpa kawan lama di Semarang 😆.

Ini kantor DPMPTSP Provinsi Jawa Tengah

Nah, mulanya saya mau mengerjakan pengajuan online di rumah, tapi daripada tertunda lagi, sekalian saja saya ajukan permohonan onlinenya di kantor DPMPTSP. Alhamdulillah petugasnya sangat membantu emak-emak yang kadung panik ini 😅. Di sana ada fasilitas komputer yang terhubung internet, yang memang disediakan bagi masyarakat yang mau mengajukan permohonannya. Yang terpenting, kita harus sudah siap segala dokumen persyaratan dalam bentuk softfile. Alhamdulillah saya sudah menyiapkannya di dropbox, jadi walau gak ada flashdisk (asal ada internet), dokumen sudah standby di awan-awan sana dan tinggal dipanggil (unduh) 😆.

Berikut syarat-syarat yang harus dipenuhi:

  • Surat Pernyataan bermaterai Rp. 6.000,00, kecuali dari Universitas tidak perlu materai (form dapat didownload pada Tab Formulir). Surat pernyataan ini harus di-scan (pdf, bisa minta bantuan petugas di kantor DPMPTSP)
  • KTP asli (scan, pdf)
  • Proposal lengkap dengan cover (softcopy, pdf)
  • Surat Pengantar/Rekomendasi asli (scan, pdf) dari Lembaga/PT (Bagi pemohon yang lembaga/ PT nya berasal dari wilayah Jawa Tengah)
  • Surat Pengantar/Rekomendasi asli (scan, pdf) dari lembaga/institusi yang berwenang mengeluarkan rekomendasi perizinan tingkat provinsi bagi pemohon yang lembaga/PT nya berasal dari luar Wilayah Jawa Tengah;
  • Surat Pengantar/Rekomendasi asli (scan, pdf) dari Dirjen Kesbangpol Kementrian Dalam Negeri RI bagi pemohon izin yang wilayah jangkauan penelitiannya meliputi 2 provinsi/ lebih.
  • Akte Pendirian Perusahaan (untuk Badan Lembaga/Instansi berbadan hukum kecuali Unversitas)

MEKANISME PELAYANAN REKOMENDASI PENELITIAN ON-LINE

  1. Pemohon melakukan input data melalui Website BPMD Prov. Jateng yaitu http://dmptsp.jatengprov.go.id pada Penelitian Mahasiswa : REKOMLIT ONLINE atau langsung ke url
  2. Melakukan Register dengan mengisi Username, E-mail, dan Isi Kode. Setelah itu cek email dan klik link yang masuk di email dari UPT.PTSP. Selanjutnya lakukan Registrasi kemudian Log In.
  3. Masuk ke Pengajuan Permohonan Baru kemudian pilih Rekomendasi sesuai yang diperlukan, setelah itu klik Detail, kemudian klik Pendaftaran:
  4. Form Pendaftaran (wajib diisi semua secara lengkap)
  5. Lokasi Penelitian (ditulis lengkap secara jelas/tidak berupa singkatan)
  6. Upload Kelengkapan Permohonan (KTP, Surat Pengantar, Surat Pernyataan, dan Proposal)
  7. Setelah meng-upload klik ajukan permohonan sampai muncul Tanda terima
  • Selanjutnya, pemohon menunggu konfirmasi dengan selalu memeriksa status izin yang diajukan di dalam system user masing-masing.
  • Apabila ada persyaratan yang kurang lengkap akan dikonfirmasi melalui system.
  • Dokumen Rekomendasi akan dikirimkan melalui email untuk dapat dicetak dan dipergunakan sebagaimana mestinya.

(Sumber syarat dan mekanisme dari SINI)

Nah, praktis kan? Surat rekomendasinya saya dapatkan melalui email, 2 hari setelah permohonan. Jadi gak perlu repot jauh-jauh ke Semarang kecuali punya modus lain seperti saya. Hahaha

Btw, belum semua daerah seperti ini. Jadi perlu perhatikan apakah kita harus datang ke kantornya langsung atau cukup online.

Semoga pelayanan berbasis online ini semakin menyebar ke berbagai provinsi dan kabupaten di tanah air. Supaya proses penelitian lapangan bisa makin mudah, tanpa menghiraukan urusan dan persyaratan birokrasi.

Selamat menikmati proses penelitiannya yaaa 🙂

[Tips] Mengurus Surat Izin Penelitian – Kemendagri RI

Ini pertama kalinya saya mengurus birokrasi izin penelitian di tanah air. Sebelumnya saya belum tahu kalau ada prosedur ini. Tahunya, udah, langsung terjun aja ke lapangan gitu. Hehehe

Barulah setelah saya melihat postingan salah seorang peneliti senior di pusat studi di UGM, saya jadi ngeh tentang pentingnya mengurus birokrasi ini.

Awalnya, saya pikir urusan administrasi en birokrasi tu ribet. Belum lagi kalau harus dioper ke sana sini, juga bayangan dan image tentang staf yang tidak bersahabat, mempersulit dan minta pelicin. Duh.

Tapi alhamdulillah, sekarang ini sudah banyak reformasi birokrasi dan layanan publik yang mempersingkat proses administrasi, walau tetep agak merepotkan dan gak semuanya juga yang berubah. Hahaha…

Intinya sih, dijalani aja proses birokrasinya. Yang penting kita tahu persyaratan dokumen yang harus dibawa dan lengkap sesuai ketentuan. InsyaAllah, gak akan dioper-oper dan dipersulit.

Nah, untuk pengurusan surat rekomendasi (izin) penelitian di Kemendagri RI, hanya dilakukan jika daerah tujuan penelitian kita dilakukan di lebih dari satu provinsi. Pengajuannya dilakukan secara online. Sebelumnya, permohonan harus diajukan manual secara langsung ke kantor Unit Layanan Administrasi (ULA) Kemendagri RI di Jakarta. Saya sempet kecewa karena baru tahu info ini, padahal sudah terlanjur datang jauh-jauh dari planet Bekasi ke Jakarta Pusat. Haha… tapi gak apa-apa, jadi pengalaman main ke Kemendagri.

Menurut info yang saya dapat dari petugas di Kemendagri, sistem online ini baru dimulai Februari 2018, namun memang belum di-launching ke publik karena masih dalam proses penyempurnaan. Tapi, sudah bisa digunakan.

Proses pengajuannya, sbb:

1. Buat akun di website ULA Kemendagri RI di: https://ula.kemendagri.go.id/daftar

2. Siapkan softfile berkas-berkas atau scan dokumen, seperti:

  1. File Scan KTP elektronik (format jpeg);

  2. File Foto Peneliti Utama (format jpeg);

  3. File Scan Formulir Permohonan yang sudah ditandatangani (Download Template Dokumen);

  4. File Scan Surat permohonan/keterangan dari lurah/kades/perguruan tinggi/lembaga pendidikan/kementerian/badan usaha/lembaga/organisasi nirlaba lainnya; –> berhubung penelitian dalam rangka pengumpulan data untuk disertasi, maka surat permohonan saya didapat dari Institut (berkop). Berbahasa Inggris tidak apa-apa. Yang penting mencakup data mahasiswa, judul penelitian dan periode waktu/ lama penelitian

  5. File Scan Proposal penelitian; –> usahakan sudah diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia (bagi yang studi di LN)

  6. File Scan Salinan/fotocopy kartu tanda penduduk peneliti/penanggungjawab/ketua/koordinator peneliti;

  7. File Scan Surat pernyataan untuk mentaati dan tidak melanggar ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku; (format ada di template nomor 3, bermaterai dan ditandatangani)

  8. File Scan Untuk penelitian badan usaha, organisasi kemasyarakatan atau lembaga nirlaba lainnya harus disertai berkas salinan/fotocopy akta notaris pendirian, Surat Keterangan Terdaftar (SKT) serta Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).

3. Nah, setelah semua file syarat diunggah ke sistem ULA Kemendagri, akan ada lembar tanda terima permohonan yang perlu kita unduh, cetak dan serahkan saat pengambilan surat nanti.

4. Kita tunggu saja sekitar 5 hari kerja. Untuk memastikan surat rekomendasi sudah jadi atau belum, bisa menelepon ke +62 21 3521468.

5. Untuk pengambilan surat rekomendasi harus dilakukan secara langsung ke Kemendagri RI Gedung B bagian ULA, dengan menyerahkan surat permohonan asli dari instansi (poin syarat 4) dan lembar tanda terima. Pengambilan surat ini boleh diwakili, dengan menyerahkan dua dokumen tersebut.

Saya meminta tolong kakak ipar untuk mengambil suratnya dan meminta kakak untuk mengirimkannya ke Jogja, karena saya sudah terlanjur ke daerah penelitian saat surat rekomendasinya jadi.

  • Oya, ada tips dari Bakesbangpol Provinsi. Bagi yang penelitiannya dilakukan lebih dari 1 provinsi, ada baiknya surat rekomendasi dari Kemendagri difotokopi beberapa (sesuai jumlah Provinsi tujuan), dan meminta legalisir/ cap basah dari Kemendagri.

Nah, tahap selanjutnya yaitu mengajukan surat pengantar penelitian dari Bakesbangpol (Badan Kesatuan Bangsa dan Politik) tingkat Provinsi, untuk selanjutnya dibawa ke Bakesbangpol tingkat kabupaten. Cerita lengkapnya menyusul yaaa….

Selamat menikmati birokrasi dan segala prosesnya 😆

*Tulisan ini ditulis dan disempurnakan saat menunggu petugas di bakesbangpol daerah yang baru ada jam 9 (*padahal saya sudah datang dari jam 07.30. Hahaha)

[Share] Refleksi Setahun Merantau

Alhamdulillah alla kulli hal.

Tidak terasa, keberadaan saya sekeluarga di tanah rantau Bonn sudah menginjak satu tahun.

Masih teringat jelas, setahun yang lalu, Sabtu sore 7 Oktober 2017 kami sampai di kota Bonn disambut dengan rintiknya hujan dan dinginnya udara musim gugur. Belum lagi, rasa lapar, lelah karena perjalanan panjang dan rasa kantuk akibat jetlag menerpa.

Perjuangan dengan segala culture shock dan ekspektasi yang jauh melebihi realita sehingga muncul berbagai kekecewaan, menemani masa-masa awal tinggal di perantauan. Tidak mudah dan perlu proses panjang untuk akhirnya saya dan keluarga bisa beradaptasi, menikmati dan menerima Jerman sebagai tempat tinggal kami selama (paling tidak) tiga tahun ke depan.

Kehidupan nyata tidak sesederhana dan seindah apa yang saya tampakkan di media sosial (*khususnya instagram). Ada banyak peristiwa yang kami alami, serta berbagai pembelajaran hidup. Segala skenario-Nya yang luar biasa selama setahun ini, mewarnai dan mendewasakan keluarga kecil kami.

Salah satu hal yang sangat mengena dan diingatkan Allah selalu adalah bahwa Allah itu Maha Mencukupkan. Seringkali keterbatasan finansial di tanah rantau menguji keyakinan saya tentang ini.

Jika kita melakukan hitung-hitungan dengan logika dan akal manusia saja, tentulah uang yang kami miliki tidak cukup memenuhi kebutuhan dasar untuk sekeluarga. Namun, bentuk rezeki yang diberikan Allah itu tidak melulu berupa uang. Ada kesehatan, keselamatan, kebaikan hati para sahabat dan kerabat di tanah rantau, kemudahan akses fasilitas pemerintah dan sebagainya.

Skenario Allah dalam mengabulkan doa pun sungguh luar biasa. Mulanya, rencana suami untuk belajar dan menguasai bahasa Jerman hendak dilakukan sampai ada tabungan yang cukup. Tapi, dengan adanya “ultimatum” dari imigrasi (saat perpanjangan izin tinggal) yang mewajibkan suami ikut kursus integrasi, menjadikan rencana belajar bahasa Jerman ini jadi lebih awal.

Yang juga mengagetkan, biaya kursus integrasi tidaklah murah, namun Allah menunjukkan bahwa rezeki tak disangka-sangka itu nyata. Kami mendapat informasi tentang Bonn Ausweis, yang walaupun pengurusannya tidaklah mudah, tapi sangat membantu untuk diskon transportasi bulanan dan biaya kursus bagi suami saya selama 7 bulan terakhir. Manfaat ilmu dari kursus ini pun banyak. Salah satunya kami jadi bisa lebih mudah berkomunikasi dan tahu Jerman lebih jauh, dan ada kesempatan untuk bisa membantu orang lain.

Pembelajaran tentang birokrasi serta fasilitas dari Pemerintah Jerman pun kami dapat. Beberapa surat dan urusan birokrasi kami lalui. Mulanya saya sempat kesal karena ternyata keribetan birokrasinya 11-12 dengan di tanah air 😅. Apalagi PNS Jerman dikenal masyarakat umum sebagai “jutek-jutek”. Namun, saya jadi belajar juga tentang usaha pemerintah Jerman memberikan fasilitas yang “baik dan adil” bagi warganya (terutama soal subsidi dan segala macam “geld“nya).

Terkait dengan ekspektasi, intinya jangan terlalu tinggi menilai Jerman. Hahaha… Saya sempat shock melihat bahwa dalam beberapa aspek, Taipei jauh lebih bagus dan baik daripada Jerman (khususnya Bonn). Misalnya soal kerapihan dan kebersihan fasilitas umum, minimnya jaringan internet gratis, serta kurangnya pelayanan transportasi umum, khususnya ketepatan jadwal.

Entah sudah berapa kali saya dengar dari kawan native Jerman, mereka berkata “Don’t expect too much. Germans are usually punctual, except Deutsche Bahn” 😂. Beberapa kali, saya dan keluarga mengalami kekecewaan terhadap layanan perusahaan kereta api plat merah Jerman ini. Tidak hanya keterlambatan, tapi perubahan mendadak dan pembatalan tiba-tiba pun cukup sering terjadi. Tapi, kami sekarang sudah lebih terbiasa.

Yeah, kurang lebih seperti itu beberapa refleksi saya dalam setahun terakhir ini. Semoga perjalanan dan pengalaman berikutnya juga sarat hikmah dan pembelajaran bagi kami sekeluarga. Aamiin…